Von der Inbox ins Prüfungszimmer – wenn Bits zu Belegen werden – Teil 2 — E‑Mails zwischen Aufbewahrungspflicht, Vorlagegrenzen und digitaler Betriebsprüfung

Zusammenfassung Der Beitrag analysiert die Reichweite der Aufbewahrungs- und Vorlagepflichten für E‑Mails im Spannungsfeld von § 90 Abs. 3, § 147 Abs. 1 und 6 AO sowie §§ 238, 257, 343 HGB auf Grundlage der aktuellen Rechtsprechung (FG Hamburg v. 23.3.2023 - 2 K 172/19; BFH v. 30.4.2025 - XI R 15/23, Ubg 2025, 655 m. Anm. Schmidt/Wargowske/Rasch). Im Mittelpunkt stehen die dogmatische Einordnung elektronischer Korrespondenz als Handels- und Geschäftsbriefe, die Qualifikation von Verrechnungspreisdokumentationen als „sonstige Unterlagen“ und die präzise Begrenzung des Datenzugriffs: Zulässig ist die Anforderung steuerlich relevanter E‑Mails; unzulässig ist ein erst zu erstellendes, flächendeckendes E‑Mail-Gesamtjournal. Der Beitrag entwickelt Kriterien für Bestimmtheit und Verhältnismäßigkeit von Verlangen „en bloc“ unter Wahrung des Erstqualifikationsrechts des Steuerpflichtigen und überführt diese in prüfungstaugliche Organisations- und Technikstandards (nachvollziehbare Relevanzabgrenzung, dokumentierte Selektionsverfahren, maschinell auswertbare Formate, kontrollierte Schwärzungen personenbezogener Daten und Geschäftsgeheimnisse). Ein rechtsvergleichender Teil ordnet die deutsche Linie in internationale Transparenzregime ein (Frankreich: FEC; Vereinigtes Königreich: HMRC-Information Powers; USA: IRS-Summons) und zeigt deren faktischen Druck auf konzernweite Compliance-Architekturen. Abschließend skizziert der Beitrag Reformpfade für eine behutsame Standardisierung digitaler Schnittstellen, die Effektivität der Steueraufsicht mit dem verfassungsrechtlichen Schutz der Unternehmenskommunikation austariert. In Teil 1 (Eymann, Ubg 2025, 650) erfolgte die nationale Einordnung und die kritische Analyse der aktuellen Rechtsprechung des FG und des BFH. Im folgenden Teil 2 erfolgt die Einordnung in die Betriebsprüfungspraxis, die Darstellung der Erstqualifikation als zweischneidiges Schwert und der internationale Abgleich mit anderen Staaten.