SISTEMATIZAÇÃO DO PROCESSO DE AGENDAMENTO DE DOAÇÃO DE SANGUE: EVITANDO AGLOMERAÇÕES EM TEMPOS DE PANDEMIA E CONTROLANDO O ESTOQUE

O histórico e os números publicados pelo Ministério da Saúde mostram a necessidade de ampliar os esforços para abastecer os estoques de sangue e a rede pública de saúde, pois manter esses estoques estáveis tem sido um grande desafio diário, devido a contextos regionais. Em decorrência da pandemia de COVID-19, que tem assolado o país desde o início de 2020, por exemplo, muitos doadores deixaram de doar por receio de se exporem. Daí a importância de estudos como este, para que, cada vez mais, sistemas eficientes de agendamento de coleta garantam a segurança e o atendimento humanizado dos doadores voluntários de sangue, dando novas oportunidades de vida a quem precisa. Este estudo foi motivado pelo interesse de compreender a situação organizacional do Hemocentro e levantar o volume de reclamações de doadores por esperarem em fila para conseguirem doar sangue, contribuindo para a manutenção de estoque da empresa. Outro aspecto relevante foi entender o grau de motivação ou desmotivação dos colaboradores devido ao volume de trabalho em um único período (matutino), pois todos os doadores chegavam ao mesmo tempo para pegarem senha, passarem pela triagem e serem organizados para a coleta, por vezes acarretando o descarte de bolsas de sangue não utilizadas por excesso de estoque e que acabam vencendo. Este trabalho de pesquisa propôs uma investigação – integrando todas as áreas envolvidas no processo: recepção, recrutamento, coleta, laboratório/fracionamento e controladoria/financeiro – sobre a possibilidade de implantar um processo de agendamento dos doadores para dias e horários específicos, a fim de que eles se sentissem mais bem acolhidos e satisfeitos com a qualidade e rapidez no atendimento, bem como para o controle diário de estoque, otimizando e tornando mais eficiente a gestão de um insumo tão precioso. Demonstrar a eficiência operacional e a satisfação do doador após a adoção de um melhor fluxo de acolhimento e atendimento dos doadores do hemocentro, com uma proposta de agendamento da coleta de sangue para dias e horários específicos, conforme a necessidade do estoque de bolsas de sangue, a fim de otimizar os processos de coleta e evitar aglomerações nas unidades em período pandêmico. Foram realizadas coleta e análise de dados de fontes primárias, por meio do sistema operacional da instituição, observando o fluxo diário de doadores e pessoal de atendimento, bem como o fluxo completo do processo. A instituição que serviu de base para o desenvolvimento deste estudo é o Hemocentro Tranfusão, que presta serviços de hematologia e hematoterapia no município de São Paulo há 30 anos. A média de descartes em 2018 era de 14,3% das bolsas de hemácias coletas, um enorme desperdício causado pela falta de planejamento na aquisição desse insumo; depois da implementação do agendamento e gerenciamento do processo de doação, a média anual em 2021 foi de apenas 1,2% de descarte por vencimento. A nova organização de agendamento dos doadores permitiu uma maior satisfação dos doadores, além de diminuir o descarte de bolsas de hemácias por perda da validade devido à melhor gestão do estoque, com agendamento por tipagem sanguínea em dias específicos da semana para a manutenção das reservas. A logística de recrutamento e agendamento também propiciou uma menor aglomeração dos doadores no espaço físico, o que diminui o risco de exposição em períodos pandêmicos.